Wat is een AI-afsprakenzetter en hoe werkt die via WhatsApp?

Wat doet een AI-afsprakenzetter precies?

Een AI-afsprakenzetter neemt de eerste opvolging van een lead over: meteen reageren, controleren of de vraag bij je aanbod past, vragen beantwoorden en een afspraak inplannen. Het is de stap tussen het formulier en het gesprek met jou.

Zonder die stap ligt elke lead te wachten tot iemand tijd heeft om te bellen. Met een AI-afsprakenzetter krijgt de lead meteen antwoord, ook 's avonds en in het weekend. Hij hoeft niet op te nemen, hij antwoordt wanneer het hem past.

Bij Onelife heet dat route B van afspraken rechtstreeks in je agenda: een AI-setter via WhatsApp of sms die binnen enkele seconden antwoordt, vragen beantwoordt en de lead zelf een moment laat kiezen. Zo krijg je tot 50% meer leads die zelf een afspraak boeken.

Hoe werkt het stap voor stap?

De lead laat zijn gegevens achter, krijgt binnen enkele seconden een bericht op WhatsApp en boekt na een kort gesprek zelf een moment in je agenda. Zo ziet dat er in de praktijk uit:

1. 1
   De lead komt binnen. Iemand ziet je video-advertentie of gebruikt een prijscalculator op je website en laat zijn gegevens achter.
2. 2
   Binnen enkele seconden een bericht. De AI-setter stuurt een persoonlijk bericht via WhatsApp, of via sms als WhatsApp niet lukt, met je bedrijfsnaam en de vraag die de lead stelde.
3. 3
   Een paar korte vragen. Waar woont hij, wat wil hij laten doen, wanneer wil hij starten. Zo weet je of de vraag binnen je aanbod en je regio valt.
4. 4
   Antwoord op zijn vragen. Hoe gaat een bezoek in zijn werk, hoe lang duurt het, wat moet hij voorbereiden. De AI-setter antwoordt op basis van de informatie die jij vooraf vastlegt.
5. 5
   De lead kiest zelf een moment. Hij krijgt de vrije momenten uit je agenda en kiest wat hem past.
6. 6
   De afspraak staat in je agenda. Jij ziet wie er komt, wat hij wil en wat er in het gesprek gezegd werd, zodat je voorbereid op het bezoek aankomt.

Past de vraag niet bij je aanbod, dan wordt er geen afspraak geboekt. Zo vult je agenda zich niet met bezoeken die niets opleveren.

Wat doet een AI-afsprakenzetter niet?

Hij verkoopt niet in jouw plaats, geeft geen prijzen of beloftes die jij niet hebt vastgelegd en doet geen technische inschatting: dat blijft jouw vak. Hij zorgt dat de juiste mensen in je agenda komen, de rest doe jij.

• Geen offerte op afstand. Een renovatie, installatie of reiniging schat je in ter plaatse. De AI-setter plant dat bezoek in, hij vervangt het niet.
• Geen verzonnen antwoorden. Een vraag waar geen antwoord voor is vastgelegd, of een situatie die complex is, gaat naar jou of je team.
• Geen druk. De lead kiest zelf of en wanneer hij een afspraak maakt. Wie nog twijfelt, kun je later opnieuw bereiken via e-mail en advertenties.
• Geen vervanging van je verkoopgesprek. Het vertrouwen win je bij het bezoek. De AI-setter zorgt alleen dat dat bezoek er komt.

Waarom via WhatsApp en niet via telefoon of e-mail?

Omdat mensen WhatsApp openen wanneer het hen past, ook 's avonds, terwijl ze een onbekend nummer vaak niet opnemen en een e-mail dagen kan blijven liggen. Een bericht wordt gelezen, een gemiste oproep niet altijd.

WhatsApp voelt persoonlijk en is laagdrempelig. De lead kan antwoorden tussen twee dingen door, een foto sturen van zijn gevel of dak, of even nadenken en een uur later verder gaan. Voor wie geen WhatsApp gebruikt, werkt hetzelfde via sms.

Het grootste voordeel is snelheid. Hoe sneller een lead antwoord krijgt, hoe groter de kans dat hij een afspraak maakt. Lees daarover ook hoe snel je een lead moet terugbellen.

Wanneer kies je beter voor een menselijk belteam?

Kies voor een belteam als je klanten liever een persoonlijk gesprek hebben voor ze een afspraak maken, bijvoorbeeld bij grote of complexe opdrachten. Kies voor de AI-setter als je veel leads hebt of als veel aanvragen buiten de werkuren binnenkomen.

Bij Onelife is het belteam route A: ons team belt elke lead en boekt de afspraak in je agenda, tegen een kleine vergoeding per afspraak. Beide routes hebben hetzelfde doel: afspraken in je agenda zonder dat jij moet bellen.

Kan een AI-setter ook filteren in plaats van boeken?

Ja. Dezelfde gesprekken via WhatsApp kunnen ook dienen om te filteren: alleen wie aan je voorwaarden voldoet, gaat door naar jou. Dat is handig wanneer je veel reacties krijgt maar maar een deel ervan past.

Een voorbeeld is Intri HR, een wervingsbureau. Met €2.960 advertentiebudget kwamen er 386 kandidaten binnen, gemiddeld €7,67 per kandidaat. De opvolging via WhatsApp filterde de kandidaten, zodat alleen de geschikte profielen overbleven, en dat leidde tot 4 plaatsingen. Zonder die filter had iemand honderden kandidaten één voor één moeten bellen.

Voor een dienstenbedrijf werkt het op dezelfde manier: de AI-setter vraagt naar de regio, het soort werk en de timing, en boekt alleen wie past.

Is een AI-afsprakenzetter iets voor jouw bedrijf?

Een AI-afsprakenzetter is iets voor jou als je leads binnenkrijgt die je niet snel genoeg kunt opvolgen, of als je tijd wilt steken in bezoeken en uitvoering in plaats van in bellen. Heb je nog geen leads, dan begin je beter bij de advertenties.

Bij Onelife hoort de opvolging bij het geheel: exclusieve leads via professionele video-advertenties, afspraken in je agenda via een belteam of een AI-setter, en een live resultatenpagina waarop je ziet hoeveel leads een afspraak en een klant werden. Wil je alleen betalen voor gekwalificeerde afspraken, bekijk dan betalen per afspraak. Wil je eerst weten wat het kan opleveren, vraag dan een gratis strategiegesprek aan.